2.1 Инструменты ручного анализа — часть 1
Любые изменения в процессах начинаются с честного ответа на вопрос: «Как всё работает на самом деле?» В этом видео разбираем базовые инструменты ручного анализа, без которых невозможно понять текущее состояние бизнес-процессов.
В видео подробно рассмотрим:
- что такое анализ текущего состояния (AS IS) и зачем он нужен
- почему автоматизация без ручного анализа - это прямой путь к ошибкам
- анализ документации: что смотреть, чему верить, а чему - нет
- нормативные и распорядительные документы и их роль в анализе
- как выявлять расхождения между «как написано» и «как работает»
- анкетирование сотрудников: когда использовать и какие вопросы задавать
- плюсы и ограничения анкет как инструмента анализа
- типичные ошибки начинающих аналитиков на этом этапе
Видео особенно полезно, если вы:
- только начинаете путь в бизнес-анализе
- хотите научиться фиксировать фактическое состояние процессов
- работаете с регламентами, которые «живут своей жизнью»
- хотите выстроить анализ на фактах, а не предположениях
Конспект лекции▾
Ручной анализ бизнес-процессов — базовый инструментарий, позволяющий зафиксировать фактическое текущее состояние процесса (так называемое «As Is») до внесения изменений, поскольку последующие шаги — автоматизация или реорганизация — зависят от точности этого анализа. Ключевые методы: анализ документации, интервью, хронометраж, наблюдение, анкетирование и подход «гемба»; они дополняют друг друга и вместе формируют полную картину процесса. Анализ документации — первый и обязательный этап работы с процессом. Документы делятся на нормативные (регламенты, схемы процессов, задающие идеальную модель работы) и распорядительные (приказы, служебные записки, фиксирующие, кто и с какого момента следует новым правилам).
Перед анализом необходимо проверить подлинность и актуальность источников. Процесс анализа состоит из изучения основных документов, их сопоставления с реальными действиями сотрудников и фиксации выявленных расхождений; по итогам аналитик готовит отчёт с перечнем несоответствий и пробелов в документации. Преимущество метода — не требует привлечения экспертов и позволяет быстро составить общее представление о процессе; недостатки — документы могут быть устаревшими или неточными, а при большом объёме документации анализ занимает много времени. Анкетирование — метод сбора информации через опросник, применяемый для выяснения мнений, выявления проблем или подтверждения гипотез; позволяет быстро собрать данные от большого числа участников.
Подготовка включает формулирование цели анкетирования, разработку структуры анкеты (бумажной или электронной), определение проблем, которые нужно выявить, и обеспечение простоты и понятности вопросов. Рекомендуется использовать анкетирование как дополнение к другим методам — оно помогает подтвердить или опровергнуть данные, полученные через наблюдение, интервью или анализ документации; для повышения искренности ответов рекомендуется анонимность. Преимущества метода — возможность получить данные от большого числа участников одновременно и стандартизировать сбор информации; недостатки — субъективность ответов и риск получить неполную или недостоверную информацию, поэтому анкетирование не следует использовать как единственный источник данных.
Ещё больше пользы — в Telegram
Разборы терминов, инструменты для аналитиков и анонсы новых лекций — в канале Open BA.
t.me/open_ba →Прокачайтесь по-настоящему — не просто посмотрите
Видео можно смотреть бесплатно. А в БА Академии курс превращается в тренажёр.